12.03.2021
Türkiye’nin
önde gelen kadın giyim markalarından olan Adil Işık tüm iş süreçlerini Nebim V3
ERP ile yönetiyor. Adil Işık Pazarlama ve Marka Yönetimi CRM Uzmanı Doruk
Ustaoğlu Nebim V3 KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS Entegrasyonu ile
ilgili görüşlerini paylaştı.
Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?
“Adil Işık Grup 1992 yılında kurulan, bünyesinde adL, Love my
body ve Nightzoom markalarını barındıran Türkiye’de 100’e ve yurt dışında 50’ye
yakın mağazasıyla faaliyet gösteren bir kadın giyim markasıdır.”
KVKK ve ETK İzinlerinin Yönetimi ve İYS Entegrasyonu ile
süreci nasıl yönetiyorsunuz, işleyişten bahsedebilir misiniz?
“İYS
uygulamasının oluşumu, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Kanunu’na istinaden
ulusal bir ticari elektronik ileti yönetim sisteminin kurulmasına karar
verilerek başlıyor ve devamında İYS A.Ş. kuruluyor. İleti Yönetim Sistemi,
Hizmet Sağlayıcıların yani bizlerin arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipteki
ileti izinlerini saklayıp yönetebileceği ve alıcıların verdikleri izinleri görüntüleyip
kaldırabilecekleri bir veri tabanıdır işin özünde.
Aslında bir
bakıma İYS’nin doğru kullanılması, müşteri memnuniyetini, kişiselleştirilmiş
pazarlama ve kampanya faaliyetlerindeki müşteri duyurularının performansını da
arttırabilir diyebiliriz. Sonuçta hepimiz birer müşteriyiz ve örnek olarak ben
e-postamdan pazarlama faaliyeti takip eden biri değilsem, bana e-posta
göndermek doğru bir kampanya duyurum stratejisi olmaz. Bu kısımda bir ucunda
müşterinin öbür ucunda da bizim bulunduğumuz bir sistemin olması, bizim gibi
müşterilerine değer veren firmalar için çok büyük bir avantaj sağlıyor.
İYS
tarafında ise son durumu özetleyecek olursam en son 1 Ocak 2021 itibariyle de
İYS gündelik hayatımıza giriş yaptı.
İYS Uyum
Sürecimizi dört aşama olarak anlatabiliriz:
İlk
olarak İYS’nin kayıt
süreci de kendi içerisinde ön kayıt, veri boyutumuza göre paket seçimi ve
sözleşme süreci olmak üzere üç aşamadan oluşuyor. Bu kısımda ön kayıt ve
sözleşme aşamaları beklediğimizden çok daha fazla zaman aldı. Biz KVKK ve ETK
izinlerimizi grup çatısı altında almaktayız fakat İYS tarafındaki işleyiş marka
bazlı çalışmakta ve bundan dolayı markalarımız için de ayrı ayrı çalışmamız ve
ilerlememiz gerekti. Bir taraftan Nebim ile işleyişin projelendirmesini yaparken,
öteki taraftan İYS ile sözleşme sürecine geçmemiz gerekiyordu. Nebim ile
beraber yaklaşık iki gün gibi, kısa bir zaman içinde, verilerimizin adetlerini
hazırladık. Marka bazlı çıkardığımız adetlere istinaden de İYS tarafında paket
fiyatlandırmamızı iletip, sözleşme sürecimizi başlattık. Sözleşme aşaması
yaklaşık iki haftamızı almıştı ve bu planladığımız süreden uzundu. Burada en
büyük etken İYS sözleşmesinin aslında tek taraflı olmasıydı ve üzerinde bir
değişiklik yapamıyorduk. Sözleşmeyi ve süreci çok dikkatli inceleyip
benimsememiz gerekiyordu. Bu Adil Işık Hazır Giyim ile İYS arasında bir
diyalogdu ve firmamız açısından da içsel bir süreçti.
İkinci aşama olarak mevcut izinli verilerimizin
İYS’ye Aktarılması sürecine başladık. Buradaki iki önemli nokta; hangi
verilerimizin aktarılacağı ve hangi entegratör firma ile ilerlememiz
gerektiğinin kararını vermekti. Zaten ön kayıt aşamasında Nebim ile birlikte
yapmış olduğumuz proje görüşmelerinde, hangi verilerimizin yüklenmesi
gerektiğinin adedini çıkartmıştık. Entegratör seçiminde ise, markalarımızın web
site alt yapı sağlayıcısı Akinon ve Nebim’in İYS ile arasındaki entegrasyon
süreci için, Nebim’in bizlere sunmuş olduğu iş ortaklarından Turatel ile
çalışmaya karar verdik ve mevcut izinli verilerimizin gönderimini başlatıp
süreci tamamladık.
Üçüncü
aşama olarak, birden
çok noktadan gelmekte olan verileri Nebim’e ve Akinon’a sağlıklı bir şekilde
aktarılmasını sağlamayı ve verilerimizi yönetip depoladığımız Nebim’in İYS ile
arasındaki entegrasyonu yüzde yüz olarak tamamlayıp stabil çalışmasını
öncelikli hedefimiz olarak belirledik. Nebim tarafındaki süreç devam ederken öte
yandan Akinon’nun entegrasyon çalışmalarına başladık. Entegrasyon mimarimizi
bir düzlem olarak düşünürsek, tüm aktarım noktalarında entegratör görevinde
Turatel, bir ucunda İYS, öteki ucunda önce Akinon ve devamında tüm verilerin
depolandığı son nokta olarak Nebim V3 ERP bulunuyor.
Dördüncü
aşama olarak
entegrasyon süreçlerimizi tamamlayıp müşteri sadakati ve pazarlama
faaliyetlerimizi arttırmak için sistemde geliştirmeler yapmak istiyoruz.”
Projeyi
hayata geçirirken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle paylaşır
mısınız?
“İYS yapısı
hayatımıza gireli bir yıl oldu fakat kullanılmaya başlanması çok yeni ve henüz
1 ay geçmiş bulunuyor. Kurum olarak iş süreçlerimize bu yapıya dâhil edip
alıştık fakat uyum projemiz hala devam ediyor. Sürecimizin son aşamamızdayız
artık. Bulunduğumuz noktada devir verimizi tamamlamak ve Nebim – Turatel ve
Akinon arasında devam etmekte olan entegrasyonu bitirip, sürecimizi tamamlamak
istiyoruz.
Açıkçası
İYS’nin yeni ve bilinmeyen bir yapı olmasından dolayı teknik ve iş
hayatımızdaki uyum sürecinin sancılı geçebileceğinden endişe ediyorduk. Nebim
ile projelendirme sürecine erken başlamış olmamız, hazırlık sürecinde bize bu
konuda büyük bir avantaj sağladı. Aktarmayı planladığımız verileri Nebimle
birlikte izin onay durumlarına göre ve İYS’nin veri desenine uygun olacak
şekilde titizlikle hazırladık. Tabi dediğim gibi çok yeni bir süreç olduğu için
düzeltmesi 5 dakikayı almayan basit bir tarih format hatasının bile bize bir
gün kaybettirdiği oldu. En büyük dezavantajlardan biri de bu süreçte
beklenilmedik bir şekilde pandeminin yaşanmasıydı ve bu da bize ayrı bir zorluk
çıkardı aslında.
Dikkat
edilmesi gereken bir nokta da canlı ve akan bir veri üzerinde çalıştığımız için
alınan izinlerin veya retlerin süre aşımı yaşamadan canlı bir şekilde İYS’ye
aktarılmasıydı. Bu hassas kısmın sağlıklı işlemesi için iyi bir takip ve
denetleme gerekiyor. Bunu da Nebim’in izinlerin kontrolü için hazırladığı “IPS
ve İYS Servis Sağlayıcı Hareket Raporunu” kullanarak ilerledik. Rapor, ilgili
canlı verilerin aktarılıp aktarılmadığını, detaylı bir şekilde denetlememize
imkân sağlıyor. Test yaparken de canlı bir şekilde denetleyebiliyorduk.”
Uygulamanın
sağladığı en önemli faydalar nelerdir?
“İçinde
bulunduğumuz dijitalleşme çağında, eskiden uyguladığımız form gibi hem veri
güvenliği hem de kontrolü zor olan izin toplama metotlarının elektronik ortama
taşınarak, dijital ortama geçmesi bu uygulamanın en büyük faydalarından
biridir. Bu verilerin Nebim V3 gibi tek bir kaynaktan yönetilmesi gün sonunda
bizim iş yapış şeklimizi de kolaylaştırdı.Bu ana faydanın yanında hem pazarlama
hem de veri temizliği açısından da bu uygulama ciddi bir fırsat da sunuyor. Örnek
olarak bir kampanyanın etkili olmasındaki en önemli etkenlerden biri,
kampanyanın müşteriye duyurusudur, yani müşteri ile aramızdaki doğru iletişimi müşterinin
tercih ettiği şekilde kurmaktır. Bunun doğru yapılmadığı bir durumda, kampanya
veya ilgili duyurunun verimsizliğinin ötesinde, müşteri kaybına ve hatta
şikâyete kadar gidebilecek bir sürece sebep olabilir. Bu uygulama sayesinde
şirketimiz, ileride yaşanabilecek kanunsal idari ve maddi yaptırımlardan da korunmuş
oluyor diyebiliriz aslında.
Bunun
haricinde, bu süreç kullanılmayan verileri temizlemek için de bir fırsat
yaratıyor. Online ve offline müşterilerin tek bir yerde görüntülenmesi ile
mükerrerliği de bir noktada engelleyebiliyorsunuz. Örnek olarak sisteminizde
mükerrer müşteri kayıtları mevcut diyelim. Entegrasyon, izin düzenlemesini
yaparken işlemin yapıldığı müşteri kaydını, en son yapılan izin durumuna göre
güncellerken ve bulduğu kalan mükerrer kayıtların izinlerini de iptal olarak
düzenliyor.
Sonuç olarak
şunu diyebiliriz ki e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Fatura gibi, mevzuatın
gerektirdiği büyük kapsamlı proje süreçlerinde yaptığımız gibi, yeni bir
uygulama olan İYS sürecinde de mevzuatın gerektirdiği entegrasyonu, Nebim V3 ERP
ile beraber başardık.”