23.02.2021
Türkiye’nin en köklü ve büyük şirketleri arasında yer alan,
sahip olduğu gelişmiş teknoloji ve bilgi birikimi ile, birçok dünya lideri
markaya üretim yapan Erak Giyim Nebim V3 ile yeni projeler geliştirmeye devam
ediyor. Erak Bilgi Sistemleri Müdürü Nuri Sokullu Nebim V3 Satın Alma Yönetimi
Projesiyle ilgili görüşlerini paylaştı.
Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?
“Erak Giyim 1984 yılında Sait Akarlılar tarafından kuruldu.
Kısa sürede Türkiye’nin en önemli Blue Jeans üreticisi durumuna geldi. Bugün
1400 çalışanı ile %80 Mavi, %20 farklı markalara üretim yapan bir firmayız.”
Nebim V3 Satın Alma Talep Yönetimi ile süreçlerinizi nasıl yönetiyorsunuz, işleyişi anlatabilir misiniz?
“Bundan yaklaşık bir yıl önce satın alma talep yönetimi
modülünü şirketimizde başlattık. Başladığımız ilk gün muhasebe ve bütçe departmanlarıyla
oturarak bu süreç için gerekli olan talep tiplerimizi, bunun içinde
kullanılacak malzemeleri, buna bağlı olarak talepleri ve teklifleri onaylayacak
departman yöneticilerini, talep ve tekliflerin fiyatlarını onaylayacak
departman yöneticilerini tek tek belirledik. Bu süreç bizim için bir hayli
zaman aldı çünkü departman yöneticileri, o departmanda daha önce gerçekleşmiş
olun talepler ve bütçeler Excel dosyalarındaydı. Bunların hepsini sisteme tek
tek düzenleyerek aktardık ve bununla beraberde bütün talep tiplerini muhasebe
kodlarına bağladık. Böylece, bütün talep yönetiminin şirket içindeki iş akışını
belirlemiş olduk. Taleplerin yöneticilere onaya gitmesi, onayların verilmesi ve
buna bağlı olarak bütçe limitlerine uyularak satın alma tekliflerinin
oluşturulması, tekliflerin de bütçe limitleri kapsamında onay veya ret olarak
düşmesi sağlandı. Bu bizi 2020 yılında
büyük oranda bütçe uyumluluğu, bütçe performansı alanlarında geliştirdi. Daha
önce Excel’ de yönettiğimiz ve e-mail üzerinden bilgi alışverişi ile takip
etmeye çalıştığımız bütçemizi, artık sistem üzerinden sisteme yerleştirmiş
olduğumuz bütçe rakamları, taleplerimizin ve malzemelerimizin tiplerine göre
KDV oranlarına göre hepsini yönetebilir durumuna geldik.”
Projeyi fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle paylaşır mısınız?
“Bizim en sıkıntı çektiğimiz husus proje öncesinde ön
hazırlık süresini kısa tutmamız oldu. Proje ilk başladıktan sonra daha önce
Excel dosyasında yönettiğimiz işlemleri belli bir sistematiğe, belli bir
yönetim planına ve onay planına aktarmamız zor oldu. En önemli hususlardan bir tanesi proje
başlamadan önce Nebim’deki projede bulunan arkadaşlarla daha fazla zaman
geçirerek proje öncesinde ön hazırlıkları daha sıkı tutmak. İkinci zor nokta da
daha önce e-mail ile ya da söz ile taleplerin yerine getirilme süreçlerinin sistem
üzerinden kullanıcılara anlatılması, sistem üzerinden bunların takip edilmesi
yaklaşık iki üç ay bir sıkıntı yarattı. Fakat kullanıcılar zaman içinde buna alıştılar.
Bütçe takibine bireysel ve departman olarak alıştılar. Şu anda bütün
departmanlarımız kendi bütçelerini, kalemlerini, o yıl içinde ne kadar
bütçelerinin olduğunu ne kadarının gerçekleştiğini tek tek takip etmeye
başladı.”
Uygulamanın sağladığı en önemli faydalar nelerdir?
“Firmamız için en önemli fayda bütçe kontrolü oldu. Bütçenin
uyumluluğu, bütçe tutarlılığının takip edilmesi, bütçe performansının
sürekliliğinin sağlanması. Daha önceki yıllarda bütçe, bütçe departmanı
tarafından Excel dosyasında takip edilip, belirli periyotlarda yöneticilere
sunulup gerekli kontroller, onaylar talep ediliyordu. Yılbaşlarında talep
edilen bütçelere uyum oranı %70-80 civarındaydı. Şimdi ise anlık olarak bütçe
rakamları, gerçekleşenler ve hedefler takip edildiği için ileriki bir dönemde
bir yatırım planı olacağı zaman önceden departman yöneticileri bütçeleri
görerek gerekli talepleri finans ve bütçe departmanına iletebiliyorlar. Bu da
bizim bütçe tutturma performans doğrumuzu yükseltti.”
Nebim V3 Satın Alma Talep Yönetimi Uygulamasını keşfetmek için tıklayın>>