24.08.2020
20 Kasım 2020 Pazartesi günü T.C. Ticaret Bakanlığı tarafından yayınlanan İleti Yönetim Sistemi (İYS) tarih güncellemeleri ile ilgili basın açıklamasına aşağıdaki link'ten ulaşabilirsiniz.
30 Saniyelik Özet
Otorite tarafından
yayınlanan güncel takvime göre İleti Yönetim Sistemi’nin (İYS) 1 Eylül 2020’de 1 Aralık 2020'de vatandaşlar için kullanıma açılacağı belirtilmiştir.
Mevzuata göre, müşterilerine
SMS veya e-mail üzerinden indirim kampanyası, tanıtımı gibi “ticari ileti”
gönderen firmaların, ticari ileti göndermeye devam edebilmeleri için, 1 Eylül
2020’ye 1 Aralık 2020'ye kadar ileti gönderdikleri iletişim adreslerini İYS’ye yüklemiş olmaları
gerekmektedir.
Nebim,
kullanıcılarına;
- Firmalarının İYS’ye kayıt olmasına ve İYS ile karşılıklı veri aktarımına
başlamasına ilişkin mevzuat güncellemelerini yakından takip etmelerini ve
gereken başvuru vs. işlemlerini zamanında yapmalarını,
- Mevzuata ilişkin konularda avukatlarından destek almalarını,
- Farklı veri tabanlarında sakladıkları izinli iletişim adreslerini bir araya
getirerek İYS’ye aktarıma hazır hale getirmeleri,
- Destek aldıkları Nebim uzmanlarından, Nebim iş ortakları olan Mobildev ve Turatel’in Nebim V3 ile entegre çalışan ve İYS ile karşılıklı veri aktarımını sağlayan harici izin veri tabanı çözümleri hakkında bilgi almalarını önermektedir.
Konu hakkında daha detaylı bilgi edinmek için aşağıdaki metni okumaya devam edebilirsiniz. Aşağıda, İYS’ye ilişkin özet arka plan bilgisini, Nebim V3’ün KVKK ve ETK izinlerini almaya ve saklamaya yönelik kendi yeteneklerini, ayrıca Nebim iş ortaklarının sundukları ve Nebim V3 ile entegre çalışabilen harici izin veri tabanı servisleri hakkında konumlandırma bilgisini bulabilirsiniz.
28 Ağustos 2020 güncellemesi: 28 Ağustos 2020 tarihinde, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik Resmi Gazete’de yayımlanmış ve alıcıların izinli iletişim bilgilerinin İleti Yönetim Sistemi’ne (“İYS”) aktarılmasına ilişkin son tarih 1 Eylül 2020’den 1 Aralık 2020’ye ertelenmiştir. 1 Aralık 2020 olan, yüklenen onayların alıcılar tarafından kontrol edilmesine ilişkin tarih ise 16 Ocak 2021’e ertelenmiştir.
ETK İzinleri ve İYS Hakkında Özet Arka Plan Bilgisi
Gerçek ve tüzel kişilerin ticari faaliyetleri doğrultusunda; mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak ya da işletmesinin tanınırlığını arttırmak amacıyla, elektronik iletişim araçlarıyla yapılan her türlü ticari iletişim “ticari elektronik ileti” olarak adlandırılmaktadır.
Müşterilerine arama, mesaj, e-posta vb. araçları kullanarak
ticari iletişim sağlayan gerçek ve tüzel kişiler (yani, Nebim V3 kullanan
firmalar) kanun çerçevesinde “hizmet sağlayıcı” olarak adlandırılmaktadır.
ETK Onayı:
Kanun gereğince; devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık
durumu ile, tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat
vb. durumlarına ilişkin bildirimler örnek olmak üzere bazı senaryolarda
kişilerden önceden onay alma zorunluluğu aranmamaktadır. Ancak, örneğin
firmanızdan telefon numaralarını veya e-mail adreslerini almış olduğunuz
müşterilerinize göndereceğiniz toplu indirim kampanyası bilgilendirmeleri veya
doğum günü kutlamaları gibi iletişim SMS’leri veya e-mail’leri, ticari ileti
olarak değerlendirilmeli ve kişilerden daha önce ETK izini alınmış olmalıdır.
İzin Verilerinin İYS ile Senkronizasyonu ve Mevzuatın
Takvimi:
İleti Yönetim Sistemi (İYS) web sitesinde, ilgili kanun ve
yönetmeliklere ilişkin detaylı bilgiler ve sıkça sorulan soruların yanıtları
bulunmaktadır. Özellikle https://iys.org.tr/iys/nedir
sayfasındaki tanımlamaları ve takvim planını incelemenizi, bu sayfada
yayınlanacak güncellemeleri yakından takip etmenizi ve mevzuata ilişkin olası sorularınızda
ise avukatınıza danışmanızı öneriyoruz.
İYS’nin yayınladığı doğrultuda, ticari elektronik ileti
gönderimi yapan tüm hizmet sağlayıcıların; pazarlama, promosyon, kampanya,
indirim, hediye reklam vb. içerikli ticari elektronik iletilerini müşterilerine
arama, mesaj ve e-posta olarak iletebilmek için aldıkları ticari elektronik
ileti izinlerini (ETK izinlerini) İleti Yönetim Sistemi'ne yüklemeleri
gerekmektedir.
Otorite tarafından herhangi bir erteleme yayınlanmazsa,
İYS’nin yayınladığı güncel takvime göre ve yönetmelik gereğince firmanızdan
İYS’ye ilk toplu veri yüklemesinin 1 Eylül 2020'den 1 Aralık 2020'den önce gerçekleştirilmesi
gerekmektedir. Bu tarihe kadar İYS’ye aktarılmayan onaylar geçersiz olacaktır.
Ret kayıtlarının aktarılması gerekmemektedir.
1 Eylül 2020 1 Aralık 2020 tarihine kadar yüklenmiş onaylar için
vatandaşlar, 1 Aralık 2020'ye 16 Ocak 2021'e kadar izinlerini kontrol edebilecektir. Bu
tarihten itibaren söz konusu bu onaylar geçerli sayılacaktır.
İYS’ye aktarımı yapılmayan veriye 1 Aralık 2020 16 Ocak 2021 tarihine
kadar operatör kanalından gönderim yapılması durumunda Ticaret Bakanlığı tarafından
cezai yaptırım uygulanacaktır. 1 Aralık 2020 16 Ocak 2021 tarihinden sonra İYS kaydı
bulunmayan GSM numaralarına operatörler gönderimi engelleyecektir.
Hizmet sağlayıcıların, 1 Eylül 2020’den 1 Aralık 2020'den itibaren alacakları her
yeni ETK iznini, ilgili kişiye ticari ileti gönderebilmek için en geç üç iş
günü içerisinde İYS’ye aktarmaları gerekecektir.
Ayrıca alıcılar, yani vatandaşlar da bu izinler için çıkış
haklarını İYS üzerinden de diledikleri zaman kullanabilecekleri için, hizmet
sağlayıcıların İYS’den kendi verilerine ilişkin güncellemeleri (yani izin veya
izin ret bilgisini) almaları ve ticari ileti göndermeden gereken adres
filtrelemelerini yapmaları gerekecektir.
Gönderilen tüm ticari iletilerde, kişilerin gönderinin
yapıldığı kanaldan kendi ETK izinlerini kaldırabilmeleri sağlanmalı ve hizmet
sağlayıcılar bu izin ret bilgisini İYS’ye aktarmalıdırlar. Zira mevzuat gereğince, ticari elektronik
ileti hangi iletişim kanalıyla gönderildiyse ret bildirimi de kolay ve bedelsiz
bir şekilde olmak üzere aynı iletişim kanalıyla sağlanmalıdır.
Hizmet sağlayıcıların İYS’ye yükleyecekleri verilere ilişkin
tüm izinlerin ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıdadır.
İYS ile senkronize edilmesi gereken izinler, KVKK’ya ilişkin
izinler değil, ticari ileti gönderimine ilişkin ETK izinleridir. İYS, sadece 6563
sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun kapsamında alınması
gereken ticari elektronik ileti izinlerinin tutulduğu veri tabanıdır.
Nebim V3’teki İzinlerle İYS’nin Senkronize Edilmesi:
Nebim iş ortakları arasında yer alan Mobildev ve Turatel de
İYS’nin yayınladığı üzere “İYS iş ortaklarıdır” ve İYS ile entegrasyon
çözümleri sunmaktadırlar. Mobildev ve Turatel’in sundukları çözümlere ve Nebim
V3 ile “hazır entegrasyonlarına” ilişkin özet bilgiyi aşağıda “Nebim V3’ün
Harici KVKK ve ETK İzin Veri Tabanı Sistemleriyle Entegrasyonları” ve “Nebim
V3’teki ETK İzinlerinin İYS ile Senkronizasyonu” başlıkları altında
bulabilirsiniz.
Nebim V3’ün (Kendi) KVKK ve ETK İzin Alma ve Saklama Yetenekleri
Nebim V3’ün harici
izin veri tabanı servisleriyle entegrasyonlarını öğrenmeden önce, ETK ve KVKK
izinlerine ilişkin veri toplama ve saklama yeteneklerini ve hangi izin
bilgilerinin saklandığını kısaca belirtmekte fayda vardır.
Nebim V3’te
Saklanan İzinler:
Perakende müşterilerin
ve firma personelinin KVKK izinleri, Nebim V3’te izin alma ve izin ret
tarihçeleri ile birlikte saklanabilmektedir. Ayrıca, perakende müşterilerin ve
firma personelinin KVKK izinlerinin yanı sıra, Nebim V3’teki perakende
müşterilerin, toptan müşterilerin, müşteri adaylarının, tedarikçilerin ve firma
personelinin elektronik ticari ileti (ETK) izinleri de izin alma ve izin ret
tarihçeleri ile birlikte saklanabilmektedir.
Nebim V3’ün İzin
Alma Yöntemleri:
Nebim V3’te KVKK ve
ETK izinleri, müşteriye SMS üzerinden OTP gönderimi yöntemiyle, veya firma
tercihine göre alternatif bir yöntem olarak müşteriden ıslak imza alınacak formların
Nebim V3’te kayıt altına alınması ve daha sonra ıslak imzalı formların firma tarafından
değerlendirilerek onaylanması sayesinde alınabilmektedir.
İzin alma sürecinde Nebim
V3 programından gönderilen OTP SMS’leri, Nebim’in SMS gönderimi konusundaki iş
ortakları olan Mobildev ve Turatel’in SMS gönderimi servisleriyle Nebim V3’ün hazır
entegrasyonu sayesinde gönderilmektedir.
İzin almak amacıyla
gönderilen OTP SMS’lerin doğrulama kodunu oluşturma, gönderimlerini tetikleme, izinleri
alma ve izinleri mesaj ID’leri ve tarih/saat gibi detay bilgilerle birlikte
Nebim V3’ün veri tabanında kayıt altına almaya ilişkin süreçler, eğer firmada Nebim
V3’ün aşağıda ayrıca bahsedildiği şekilde entegre olduğu bir harici izin veri
tabanı servisi entegrasyonu kullanılmıyorsa, baştan sona Nebim V3 tarafından
yönetilmektedir. Nebim V3’ün entegre olduğu bir harici izin veri tabanı servisi
entegrasyonunun kullanıldığı senaryolardaki farklılıklar aşağıda ayrıca
belirtilmiştir.
İzin alma süreci,
Nebim V3 POS ve ERP üzerinde, perakende müşteri veya personel kartı açılırken,
ya da firmanın mevcut kartta kişisel veri sahası olarak tanımladığı alanlarda herhangi
bir veri değişikliği yapılırken tetiklenmektedir (örnek: cari hesap kartı,
özellikler, iletişim bilgileri, kişisel bilgiler, posta adresi, marka bazında
özellikler, bağlantılı kişi).
Ayrıca, 1 Mayıs 2015
öncesi elde edilen eski kayıtlar için yönetmelikte belirtilen "zımni
onay" kabulü esasına göre, kişilerin söz konusu tarih öncesinde
alışverişlerinin olması durumunda kişilerin ETK izinleri Nebim V3 tarafından işaretlenebilmektedir.
Nebim V3’ün Harici KVKK ve ETK İzin Veri Tabanı Sistemleriyle Entegrasyonları
Nebim’in yukarıda
bahsedildiği üzere entegre olduğu Nebim iş ortakları olan Mobildev ve
Turatel’in, SMS gönderimi servislerinin yanı sıra, ayrıca, firmaların
e-ticaret, çağrı merkezi, kurumsal web siteleri vs. örnek olmak üzere, firmanın
kişilerle temas ettikleri farklı kanallardan topladığı tüm KVKK ve ETK
izinlerini yönetebilecekleri, farklı doğrulama yöntemlerinden
yararlanabilecekleri, firmalarına özel landing page’lerin veya izin formlarının
geliştirilebileceği, daha geniş kapsamlı izin alma ve doğrulama yetenekleri
olan, harici izin veri tabanı servisleri de bulunmaktadır. Nebim; iş ortakları
olan Mobildev ve Turatel’in sundukları “Mobildev
İVT® (İzinli Veri Tabanı Yönetimi)“ ve “Turatel
SmartADM” isimli bu harici izin veri tabanı sistemleriyle hazır entegrasyonlar
sunmaktadır.
CRM ve KVKK/ETK İzin
Verilerinin Nerede Yönetildikleri:
Bu harici izin veri
tabanı servislerinin kullanıldığı senaryolarda; müşterilerin alışveriş
geçmişleri, kişisel bilgileri, adres ve demografik bilgileri, müşteri sadakat
bilgileri ve CRM segmentasyonları gibi bilgilerin tutulduğu ve POS ya da harici
loyalty sistemleri gibi operasyonel sistemlerle entegre edildiği “master CRM
veri tabanı” Nebim V3 olmaya devam etmekte, ancak KVKK ve ETK izin bilgilerinin
alınması, ret bildirimlerinin alınması, bu bilgilerin tarihçeleriyle saklanması
ve yönetilmesi, harici izin veri tabanı servisleri tarafından
gerçekleştirilmektedir. Bununla beraber, firmanın Nebim V3 haricindeki tüm
iletişim kanalları üzerinde yürütülecek izin veri girişlerinin ve izin güncellemelerinin
yönetildiği harici izin veri tabanındaki izin bilgileri, Nebim V3 ile
senkronize tutularak, müşterilerin verdikleri veya reddettikleri izin
bilgilerinin de Nebim V3 tarafından sağlanan uçtan uca CRM analizlerinde ve
Nebim V3 operasyonel süreçlerde de kullanılması mümkün olmaktadır.
Bu entegrasyonların
kullanıldığı senaryolarda Nebim V3 POS üzerinde perakende müşterilerden alınan
KVKK ve ETK izinleri, bu entegrasyonların olmadığı senaryodaki gibi, Nebim V3
tarafından gönderilen OTP SMS’ler üzerinden alınıp direk Nebim V3 üzerinde
kayıt altına alınmamaktadır. Bunun yerine, bu entegrasyonların kullanıldığı
senaryolarda Nebim V3’teki KVKK ve ETK izinleri, veriler Nebim V3’te kayıt
altına alınmadan önce, entegre edilen harici izin yönetim sisteminin servisleri
tarafından yönetilen bir süreçte ve harici izin yönetim sistemi tarafından sunulan
yöntemler sayesinde, önce harici izin veri tabanının sisteminde kayıt altına
alınmakta ve Nebim V3 sistemine aktarılmaktadır.
Nebim V3 POS’un
desteklediği bu harici izin veri tabanı servisleri entegrasyonlarına Nebim V3
ERP’nin eklenmesi de planlanmaktadır.
Nebim V3’teki ETK İzinlerinin İYS ile Senkronizasyonu
Nebim; İYS’nin
getirdiği gereksinimlerinden bağımsız olarak, Nebim V3’ün yanı sıra, ayrıca
birçok farklı sistem ve kanaldan da KVKK ve ETK izinlerini almak ve yönetmek
isteyen firmalara, yukarıda bahsedilen ve Nebim V3 ile hazır entegrasyonları
olan “Mobildev İVT® (İzinli Veri
Tabanı Yönetimi)“ ve “Turatel SmartADM”
isimli harici KVKK ve ETK izin veri tabanı sistemlerini kullanmalarını
önermektedir. İleti Yönetim Sistemi’nin (İYS) yetkilendirdiği iş ortakları
arasında yayınlanmış olan bu çözümler, Nebim V3 ile hazır olarak sunulan entegrasyonlarının
yanı sıra, ayrıca İYS ile karşılıklı ETK izin verisi senkronizasyonunu da
sağlamaktadırlar. Dolayısıyla Nebim V3’lerini “Mobildev İVT® (İzinli Veri
Tabanı Yönetimi)“ veya “Turatel SmartADM” ile entegre kullanan firmaların İYS
ile karşılıklı veri aktarımı gereksinimleri bu kapsamlı çözümler tarafından
sağlanmaktadır.
Nebim V3 için Daha
Az Fonksiyonel Ama Daha Basit İYS Veri Senkronizasyonu Yöntemi:
Ancak bazı firmalar,
İleti Yönetim Sistemi’nin (İYS) yayınladığı geçiş takviminin getirdiği
zorluklardan dolayı, ya da henüz firma vizyonlarında, farklı kanallardan ETK
izinlerinin yanı sıra ayrıca KVKK izinlerini de harici bir sistemde alıp yönetmek
aşamasında olmadıklarından dolayı, kısa vadede sadece İYS ile karşılıklı veri
aktarımı gereksinimlerini karşılamakla yetinmeyi tercih edebilmektedirler.
Nebim’in iş ortakları
olan Mobildev ve Turatel bu tür firmalara, “Mobildev İVT Lite “ ve “Turatel SmartACL” isimli, firmaların ETK
izinlerini saklayabilecekleri ve ETK izin verilerinin İYS (ve ayrıca Nebim V3) ile
karşılıklı aktarımını sağlayabilecekleri çözümler de sunmaktadır. Nebim V3’ün
de “Mobildev İVT Lite “ ve “Turatel SmartACL” ürünleriyle hazır entegrasyonları
sunulmaktadır.
Bu entegrasyon sayesinde,
firmanın İYS’nin beklediği ilk toplu ETK izin verisi aktarımını gerçekleştirmesi
için gerekenler güncellemeler de sağlanmaktadır. Ayrıca bu entegrasyon kapsamında,
Nebim V3 POS’ta perakende müşteri kartı açılırken, perakende müşteriden alınacak
ETK izin bilgisi, Nebim V3 tarafından oluşturulan doğrulama kodu ile, Nebim’in
entegre olduğu SMS sağlayıcıların OTP gönderimleri vasıtasıyla, ya da Nebim
V3’te yönetilen ıslak imza süreci ile alınmakta ve bu bilgiler Nebim V3 veri
tabanının yanı sıra ayrıca Mobildev veya Turatel’in harici izin veri tabanında
da asenkron olarak kayıt altına alınmaktadır.
Mobildev veya
Turatel’in harici izin veri tabanı servisi, firmanın kullandığı diğer sistemler
ile de entegre edilerek diğer kanallardan alınan ETK izinlerini de kendi veri
tabanında kayıt altına alabilmektedir.
Harici izin veri
tabanı servisi, ayrıca, İYS ile kendi veri tabanında tuttuğu ETK izinlerini
senkronize etmektedir.
Bu entegrasyonların
sonucu olarak, firmanın tüm kanallarından ve ayrıca kişilerin İYS portali
üzerinden gerçekleştirebilecekler ETK izin güncellemeleri, hem harici izin veri
tabanında, hem Nebim V3’te, hem harici izin veri tabanı servisinin entegre
edildiği diğer sistemlerde, hem de İYS üzerinde senkronize tutulmaktadır.
Nebim V3 Kullanıcılarına Öneriler
Nebim,
kullanıcılarına;
- Firmalarının İYS’ye kayıt olmasına ve İYS ile karşılıklı veri aktarımına
başlamasına ilişkin mevzuat güncellemelerini yakından takip etmelerini ve
gereken başvuru vs. işlemlerini zamanında yapmalarını,
- Mevzuata ilişkin konularda avukatlarından destek almalarını,
- Farklı veri tabanlarında sakladıkları izinli iletişim adreslerini bir araya
getirerek İYS’ye aktarıma hazır hale getirmeleri,
- Destek aldıkları Nebim uzmanlarından, Nebim iş ortakları olan Mobildev ve Turatel’in Nebim V3 ile entegre çalışan ve İYS ile karşılıklı veri aktarımını sağlayan harici izin veri tabanı çözümleri hakkında bilgi almalarını önermektedir.