31.03.2021
Perakendenin
önemli markalarından olan Koton yurt içi ve yurtdışı tüm iş süreçlerini Nebim
V3 ERP ile yönetiyor ve yeni projeler geliştirmeye devam ediyor. Koton Maliyet
ve Finansal Muhasebe Müdürü Önder Tekin Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka
Entegrasyonu projesi süreçlerini paylaşarak uygulamadan elde ettikleri
faydalarla ilgili görüşlerini paylaştı.
Firmanızdan kısaca bahsedebilir misiniz?
“Koton,
286’sı yurt içinde 187’ si yurtdışında olmak üzere toplam 473 mağazası ve 27
ülkede dünya genelinde ise 800’den fazla satış noktasıyla müşterileriyle
buluşmaktadır. 2023 yılında 5 kıtada, en zengin ve en beğenilen koleksiyonlara
sahip hızlı moda markası olmayı hedeflemekteyiz.
220’yi
aşkın genç ve tecrübeli çalışandan oluşan tasarım ekibine sahibiz. Her yıl 50'den
fazla koleksiyonda yaklaşık 30.000’den farklı model üretmekteyiz. 10.000’den
fazla çalışanımız ile istihdama da büyük bir katkı sağlarken, modayı
kişiselleştirerek müşterilerimizin hayatına tarz ve güzellik katmaya devam
ediyoruz.”
Nebim
V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulaması ile süreçlerinizi nasıl
yönetiyorsunuz, işleyişi anlatabilir misiniz?
“Birçok
firmada gelen havale, bankalar arası virman kayıtları, masraflar, banka
masrafları, gönderilen havale gibi rutin yapılan banka işlemleri vardır. Biz
mağazacılık işlemleri yaptığımız için yurtiçindeki 286 mağazamızın her gün
banka hesaplarına yatan nakitleri oluyor. Bunların kayıtları, kredi ve türev
işlemleri, çek işlemleri, senet işlemleri gibi birçok firmada tekrarlayan işlemler
mevcut. Öte yandan POS işlemleri de var tabi. Alışverişlerin büyük birçoğu
kredi kartları ile yapılıyor. Örneğin Koton POS'larla ilgili ayda ortalama 150
bin satırdan oluşan kayıtlarla altı banka ile çalışıyor. Şimdi vereceğim bazı
oranlara bunları dahil etmedim. Biz 15 bankada 70 tane farklı hesapla
çalışıyoruz. Bu işlemlerin %85'ini beş bankada 40 tane banka hesabı ile oluşturuyoruz.
Aylık kayıtlarımız ortalama 14 bin satırdan oluşuyor. Bu kayıtlarda yaklaşık 1
milyar TL'lik bir hacimle kayıt yapıyoruz. Bu kayıtlarımızın %45 - 50 arasını Nebim
V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulamasını kullanarak yapıyoruz.
Franchise yönetimi ile de yurt içinde çalışıyoruz ve Franchise'larımızın
POS'larından süpürme talimatları ile bizim banka hesaplarımıza her gün
havaleler geliyor. Diğer müşterilerimizi de kattığımız zaman aylık yaklaşık 1700
- 2000 arası gelen havale kaydını sisteme atıyoruz. Bu da toplam kayıt
hacmimizin %12-15 civarı kaydına tekabül ediyor. Bunlara ek olarak Doğrudan
Borçlanma Sistemi dediğimiz bir tahsilat yöntemi de uyguluyoruz ve müşterilerimizin
faturalarını entegratör ile bankalara bildiriyoruz. Bildirilen vadede otomatik banka
hesaplarımıza transferler gerçekleşiyor. Bu işlemleri de gelen havale yöntemi
ile kayıtlıyoruz. Bu tür kayıtlanmalarımızın hepsini pratik bir şekilde Nebim
V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulaması ile atmaktayız. Genelde kayıtlarımızın
yaklaşık %45'ini oluşturan gelen havale, virman işlemleri ve masraflara ait
kayıtları bu uygulama ile pratik ve kontrollü bir şekilde sisteme atıyoruz. Hedefimiz,
çek senet işlemleri gibi kayıtlarımızı da Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka
Entegrasyonu aracılığı ile sisteme atmaya çalışmak olacak diyebiliriz.”
Projeyi fiili
kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle paylaşır
mısınız?
“Nebim
V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu projesi bizi en çok heyecanlandıran
ve en çok keyif veren projelerden biriydi. Nebim'deki arkadaşlar Nebim V3 BulutTahsilat
Online Banka Entegrasyonu uygulamasını bize anlattılar. Detayları
öğrendiğimizde adeta vites artırarak müthiş bir motivasyon ile bilgi işlemdeki arkadaşlara
hemen yarın buna geçelim dedim. 15 günlük 6 banka ile test süreci yürüttük.
Test sürecinde kayıtların otomasyon ile başarılı bir şekilde sisteme aktığını
görünce başka bir heyecan yarattı tüm ekipte. Hızlı bir şekilde 15 günlük
testten sonra canlıya geçtik. Burada finansal muhasebe ekibime de çok teşekkür
ediyorum. Canlıya geçtiğimizde aldığımız aksiyonla her kaydı Nebim V3 BulutTahsilat
Online Banka Entegrasyonu uygulaması ile atacağız kuralıyla sisteme kurallar
oluşturmaya başladık ve atılabilecek bütün kayıtlarımızı buradan atmaya
başladık. Kayıtlara attıkça ve bu kolaylığı gördükçe de Kayaport’a ve Nebim'e
çok teşekkür ettik. Bu uygulamanın hayata geçmesi günlük kayıt sayılarımızı
düşünecek olursak hayatımızı kolaylaştıran bir uygulama oldu. Projelerde
genelde sıkıntılar yaşanır ama bu projemizde bu tür sıkıntılarla hiç
karşılaşmadık. Alt yapısı hazırdı. İş sadece bize düşen kuralları oluşturup
kontrol etmekti ve çok sağlıklı geçiş yaptık. Bazı bankaların veri setlerinde
eksiklikler vardı, bankalar ile görüşerek bu bilgi setlerini de tamamladık."
Uygulamanın
sağladığı en önemli faydalar nelerdir?
“Kayıtlama
da müthiş hızlandık. Eskiden kayıtlarımızı MT940 formatları ile atıyorduk. Yani
her gün bankalardan gelen dosyaları bir yere kaydet, tek tek o bankanın
dosyasını aktar gibi oyalayan iş süreçleri vardır. Şu anda tek bir platformdan
kuralları oluşturduktan sonra sisteme çok hızlı kayıtlar atabiliyoruz. Hatta
kayıtları atarken aslında bir tıklama işlemi yapıyoruz. Gelen kayıtları aktar
tuşuna basıyoruz. Daha ileri gideyim, mesela istesek bunu bile yani o tek tuşa
tıklamayı bile yapmayabiliriz. Belirli bir saat tanımlayarak otomatik sisteme
akmasını sağlayabiliriz. Kontrol için araya bir işlem koymuş olmak için bu
şekilde ilerlemeyi tercih ettik.
Kayıtları
manuel atarken hata yapma olasılığı fazla olabiliyor. Tutar hatalı
yazabilirsin, işlediğin hesap kodunu yanlış atabilirsin, cari hesap kodunu
yanlış seçebilirsin. Firmaların isimleri ve ticari unvanları çok yakın
olabiliyor. Bu uygulama ile kuralı tanımlayıp bırakıyorsun ve her şeyi sistem
kendisi yapıyor.
Mutabakat
konusunun ne kadar önemli olduğunu meslektaşlarım bilirler. Biraz önce ne kadar
çok hesapla uğraştığımızı söylemiştim. Bu uygulama sayesinde mutabakat
konusunda da müthiş kolaylık sağladık. Tek bir platformdan da ekstreleri
dökebiliyoruz, bunu Excel ortamına indirebiliyoruz, zaten ERP'miz kendi
elimizde. Yazılımcı arkadaşlara Excel’de bir program yaptırarak otomatik olarak
satır satır banka mutabakatlarını çok hızlı bir şekilde kontrol edip tutmayan
hesaplara hızlı bir şekilde aksiyon almayı sağladık. Müthiş bir rahatlık oldu
bizim için.
Bilgiye çok rahat ulaşabiliyorum. Eskiden bir banka ile ilgili bir şeye bakarken telefona şifre gelecek, şifre girilecek, zaman aşımına uğradı vs. gibi bir sürü operasyondan geçerdik. Kayıtlara bakmak için hesap ekstresi indirmek gibi işlemlerde zaman alan işlemlerdi. Şimdi tek bir platformda çok hızlı bir şekilde istediğin ve aradığın şeyi bulabiliyorsun. Filtrelemeleri çok iyi. Para cinsine göre, tutara göre, açıklamalara göre arayabilirsin gibi kriterler var. Bilgi amaçlı da sorulan her soruya hızlı bir şekilde buradan bakarak çabuk dönüş sağlayabiliyoruz.”
Nebim V3 BulutTahsilat Online Banka Entegrasyonu uygulamasını keşfetmek için tıklayın>>