Yves Rocher'de Nebim V3 ile Dijital Dönüşüm

Nebim, Perakende Günleri 2024’te gerçekleştirdiği oturumunda Yves Rocher Türkiye CEO’su Elif Berker’i ağırladı. Nebim Genel Koordinatörü Sedat Taşçı ile birlikte sahneye çıkan Elif Berker, Yves Rocher’de dijital dönüşümü, Nebim geçiş projesini, proje sürecini ve geçiş sonrası süreci anlattı. 

Oturumun açılışında Nebim Genel Koordinatörü Sedat Taşçı “Nebim’in gıda dışı perakendede uzmanlaşmış ERP ve POS yazılımı Nebim V3 ile 6’sı yurt dışında olmak üzere 72 çözüm ortağımız ve 650’yı aşkın insan kaynağımız ile 100.000 üzerinde kullanıcıya hizmet veriyoruz, yurt dışı açılımımız da hızla devam ediyor. Türk perakendesinin yurt dışına açılımıyla V3 POS 32 ülkeye ulaştı, bu ülkelerin çoğunda da yerel mevzuat gereksinimleri oluyor ve yerelleştirme yaparak 20’nin üzerinde ara yüz desteği ile ihtiyaçları gideriyoruz. Perakende ailesi çok geniş ve bu ailenin hem sektöründe hem alanında lider firmaları ile yıllardır iş birliği içindeyiz ve iş birliklerimiz her geçen gün artarak devam ediyor” diyerek sözü Elif Berker’e bıraktı.

Konuşmasına Yves Rocher hakkında bilgi vererek başlayan Yves Rocher Türkiye CEO’su Elif Berker "Yves Rocher bir dermobotanik kozmetik markası. Markamız bitkisel, cilde ve doğaya dost temiz içerikleri tercih ediyor, çok etkin ürünler üreten bir markayız. Etkin bir marka olmamızı 60 yılı aşkın bir tecrübeye dayanan botanik uzmanlığımıza borçluyuz. Bir benzeri daha olmayan bir ekosisteme sahibiz, 60 hektarlık tarlalarımızda yetiştirdiğimiz bitkiler ürünlerimizin içeriklerinin üçte birini oluşturuyor. Ürünlerimizi Bretonya’da kendi fabrikalarımızda üretiyoruz, toprağı işliyoruz, ürünlerini üretiyoruz, kendi mağazalarında satıyoruz; bu sistem hiçbir aracı içermediği için de hem A’dan Z’ye kaliteyi garantiliyoruz hem de çok yüksek kalitedeki ürünleri tüketiciye olabilecek en uygun fiyatlarla sunuyoruz. Türkiye’deki hızlı büyümemizin ve başarımızın arkasında akıllı tüketicinin fiyat-fayda oranını taktir etmesi yatıyor.” diyerek markayla ilgili bilgi vermeye devam etti. 

Dünyada 91 ülkede, 6.800 satış noktasında, 2.300 kendi mağazasında faaliyet gösterdiklerini, bu mağazaların 265 tanesinin Türkiye’de olduğunu ve Yves Rocher Türkiye'nin, Fransa ve Rusya’dan sonra 3. büyük mağaza zinciri olduğunu söyleyen Berker, "Dünyada 22.000, Türkiye’de 150’si merkez 1000’e yakını da sahada olmak üzere 1.200 çalışana sahibiz, Yves Rocher’in dünyada 20 milyon kayıtlı müşterisi var ve müşterilerinin 8 milyonu Fransa’da, ikinci büyük data ise 4 milyon kayıtlı müşteriyle Türkiye'de. Bu veri Türkiye için Yves Rocher'nin ve Yves Rocher için de Türkiye'nin ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. Yves Rocher hissedarına ekonomik fayda sağlamaktan öte çalışanına, topluma, doğaya da fayda sağlamayı kendine misyon edinmiş dünyadaki ilk marka ve bunu da kanun çerçevesinde 2019 yılında Fransa Pakt Yasası’nı imzalayarak güvence altına alan dünyanın ilk kozmetik markasıyız. Dünya’nın en iyi şirketi değil, dünya için en iyi şirket olmayı hedefleyen bir markayız.” dedi.

Berker, “Altyapı eskidiğinde büyük yapıları yönetmek zorlaşıyor. Değişime ihtiyaç duymamızın ilk sebebi sürdürülebilirlik riskiydi. Kendi kullandığımız yazılımımız 2000'li yılların başında, Yves Rocher'in Türkiye’ye distribütörlük olarak ilk girişinde yazılmış bir yazılımdı. Uzun yıllar bu yazılımı kullandık ancak yazılım ekibinin bir kişiden oluşması sebebiyle, Yves Rocher büyüklüğünde bir firma için bu durumun sürdürülebilirliğinin çok zor olduğunu görüyorduk. Bu sebeple mevcut yapının ekibinin büyümesini talep ettik ancak yaklaşık 30 yıl önce yazılan bir yazılıma eski yazılım dili kullanması sebebiyle hiçbir genci katamadık ve işleyişimize yetecek bir kapasiteye taşıyamadık. Bir diğer sorun ise Offline sistemde çalışmaktı, Türkiye’ye ilk geldiğimizde Fransa böyle istemişti. Her mağazanın kendine ait ve merkezinde ayrı database'i bulunuyordu. Bu dataların bir iki saatte bir kendini yenilemesi ve aradaki iletişimin sağlanması data büyüdükçe çok yavaşladı. Bu durum bir perakendecinin kabusu olan kasalarda yavaşlama ve donma sorunlarına sebep oldu. İhtiyaç duyulan kanuni ve operasyonel gereksinimlerin karşılanması  zorlaştı. Tek adam dünyası sebebiyle yapılan güncellemelerin test edilmeden canlıya almak zorunda kalıyorduk ve sonucunda o işlem başka süreçleri bozuyordu. En önemli sebeplerden biri de IT altyapısı iyi değildi ve her şeyin manuel olarak yapılmasının sonucu olarak kalifiye insanı elimizde tutamıyorduk. Muhasebe ve lojistik gibi alanlarda çok kalifiye insanlar markayı çok istemelerine rağmen bu yapıda manuel olarak çalışamayacaklarını belirtiyorlardı ve biz de bu kalifiye insanları ekibimize katamıyorduk." diyerek Yves Rocher'de değişime ihtiyaç duyma sebeplerini özetledi.

Yves Rocher'de bu değişimi hayata geçirmek için çalışacakları firma olarak Nebim seçme sebeplerine değinen Berker, "Çalışacağımız yeni firmayı seçerken önceliğimiz yalnızca kasa sistemi değil, ürün yönetim sistemi, sipariş sistemi gibi tüm süreçleri içeren tam bir ERP olması ve bize özel kampanya modülü oluşturmalarına olanak sağlayacak bir sistem bulmaktı. Tüketiciye özel Yves Rocher kampanyalarını da altyapı olarak kaldırabilecek kompleks bir yapı aradık. Bunun yanında lojistik, muhasebe, yurt dışındaki müşteri yönetim sistemi entegrasyonu, izin süreçleri entegrasyonu, pazar yerleri entegrasyonu gibi çalıştığımız birçok sistemle de entegre olabilecek bir yapı aradık ve bu komplike süreçleri yönetebilecek bir yapı ile çalışmak istedik. Arayışımıza yön veren diğer unsurlar da bilgi birikimi, tecrübe, yeterli ekip sayısı ve ekip devamlılığına sahip bir sistemin olmasıydı. Online çalışan ve geliştirmeye açık bir sistem olması bizim için önemliydi. Türk bir şirketle çalışmanın güzel yanlarından biri legal gereksinimlerin otomatik olarak zaten geliştiriliyor ancak onun yanı sıra operasyonel gereksinimlerin de hızla yapılabilmesi için destek sağlayacak bir ekip olması,  bir sorun olduğunda da arkasında duracak ve sorunu hızlıca çözecek bir ekip olması bizim için çok önemliydi. Yves Rocher olarak markasını çok benimseyen bir ekip olarak bahsettiğim tüm maddeleri tek tek eleyerek Nebim’i seçtik.” dedi

Nebim için Yves Rocher projesinin önemini, çok geniş ve kapsamlı bir proje olduğunu dile getiren Nebim Genel Koordinatörü Sedat Taşçı, Nebim olarak kendi yazılımları dışında dışardaki entegrasyon topolojisi bakımından da en kapsamlı projelerden biri olduğunu ve 1 Mart itibariyle Yves Rocher’nin tüm mağazalarında fiili kullanıma geçildiğini dile getirerek Yves Rocher'de geçiş sonrası süreci değerlendirmesi için sözü tekrar Elif Berker verdi.

Yves Rocher Türkiye CEO’su Elif Berker geçiş ve sonrası süreci şu şekilde değerlendirdi: “Bence çok iyi bir geçiş yaşadık, zamanı çok doğru yönettik, ERP’si, kasa sistemi, entegrasyonları, kampanya modüllü içeren bir yapı için 12 aylık süreçte geçişin sağlanmasıyla başarılı bir süreç oldu. 1 Mart itibariyle kullanıma aldığımız andan itibaren hiçbir kayıp vermeden ciromuzu yapmaya devam ediyoruz. Seçim aşamasında kriter olarak ortaya koyduğumuz, güçlü, işini bilen, yeterli sayıda bir ekibin varlığına bağlıyorum bu başarıyı. Nebim bize güçlü ekibiyle geldi ancak başarıyı yalnızca iş ortağından beklememek, kendi ekiplerinizin de bu güçte olmasını sağlamak gerekir. Bizim bu geçişe bu kadar yıl sonra adım atabilmemizin bir sebebi de muhasebesinden lojistiğine, siparişinden kampanyasına, CRM’ine ve Business Intelligence’a kadar tüm alanlarda işini bilen, şu an ne yaptığını bilen ve bundan sonra da nereye gitmek istediğini bilen deneyimli ve tecrübeli çalışanlardan oluşması. Bu sayede böylesine büyük ve karmaşık bir projeyi 1 yılda başarıyla bitirmiş olduk." dedi.

Berker, "Zamanı iyi yönettik çünkü sıkı iletişim kurduk, işi yapan Nebim ekipleri ve bizim departmanlarımız arasında sıkı bir iletişim olması zaten beklenen bir durumdu ancak biz bir şeyi daha iyi yaptık; üst yönetimler olarak da çok sıkı iletişim kurduk. Ben ve bizim tüm yönetim kurulumuz sizlerle hep toplantılar yaptık . Bu sıkı iletişimden dolayı tüm ekibinize teşekkür ederim. Bu bence başarının çok önemli bir parçasıydı. Tabii benim ekibimde bu işi çok benimsedi, çok sahiplendi. İki taraf olarak da bu iletişimi çok sıkı tutmamız bize başarıyı getirdi." diyerek Nebim ve Yves Rocher ekiplerinin çok sıkı bir iletişimle projenin başarılı bir şekilde hayat bulmasına en önemli katkıyı sağladığının önemine değindi.

Berker, "Projeyi parçalara ayırmıştık, bir kasa sistemi ve kampanya modülü. İş bittiğine göre rahat rahat itiraf etmem gerekirse en çok korktuğum bölüm kampanya modülüydü. Karmaşık olduğunu bildiğim için burada sorun yaşayacağımızı düşünüyordum fakat gerçekten tebrik ederim kasa sistemi geçişimiz çok iyi oldu! Çok az sorunla atlattık demeyeceğim, kampanya modülü ve kasa sistemi geçişi sorunsuz oldu. O konuda da size teşekkür borçluyum. Bir diğer parça da entegrasyon süreçleriydi, diğer yapılarla entegrasyon işin daha zorlu tarafı oldu. Başlarda lojistik ve ay kapama entegrasyonları ile ilgili sorunlar yaşasak da bu konularda da çok iyi bir destek gördük. Olan ve çıkan sorunları çok hızlıca çözmek adına sizlerden güçlü bir destek aldık ve geçiş sonrasında da yoğun iletişimi sürdürdük. Geçiş sonrasında da Nebim ekipleri bizde yattı kalktı, bu çok kıymetli bir destekti bizim için. İzin entegrasyonu gibi hala devam eden süreçlerimizde var ama 1 Mart ana geçişinin ardından 3-4 ay gibi bir süreçte tüm süreci tamamlamış olduk. Tabi bu ömür boyu gelişime açık bir süreç olduğu için sizlerle işimiz hiç bitmeyecek. Bu sürecin başarısını hem sıkı iletişime hem de sizin ve bizim sahip olduğumuz kıymetli ekiplerin bir arada çalışıyor olmasına bağlıyorum.” diyerek sözlerini tamamladı.